Ohne Digitalisierung: Abrechnen der Reisekosten teurer als die Reise selbst

heise meets … Jens Leucke, Head of DACH bei Pleo Die „Generation Pendelordner“ hat vor allem im Finanzbereich von mittelständischen Betrieben noch nicht ausgedient. Und Außendienstler liefern Zettelkram in Schuhkartons in der Buchhaltung ab, so das Klischee, das aber zutrifft. Jens Leucke hat in seinen Kontakten mit vielen Unternehmen die Herausforderungen in diesem Bereich erlebt. Eine Studie seines Fintech-Unternehmens Pleo hat ergeben, dass der durchschnittliche Aufwand für eine Reisekostenabrechnung bei 44 Euro liegt; hinzu kommen noch einmal rund 50 Euro an Prozesskosten. Anschauliches Gegenbeispiel für effizientes Belegerfassungssystem: Wenige Sekunden reichen, um Spesen eines Mitarbeiters inklusive Beleg in Echtzeit zu verarbeiten, auch wenn dieser in einem Restaurant in China sitzt. Ganz nebenbei bleibt es Beschäftigten erspart, nach anstrengenden Reisen zu Hause noch eine Abrechnung zu schreiben, statt sich der wartenden Familie zu widmen. Medienbrüche zwischen analogen Kassenzetteln und umständlichen Tabellen etc. erschweren es außerdem stark, einen wirklich aktuellen Überblick zu betrieblichen Ausgaben zu gewinnen. Agile und flexible Finanzplanung hängt aber genau davon mit ab und wird angesichts beschleunigter Veränderungen im Geschäftsumfeld immer wichtiger. Beispiel: die Kalkulation einer Projektrentabilität in Echtzeit. Daher erlauben die Apps und Tools, für die Leucke sich einsetzt, eine rein digitale Führung von Belegen und Ausgabendokumenten. Die Unternehmenskultur und Spend-Policy von Unternehmen daran anzupassen, lohnt sich in mehrfacher Hinsicht. Das reicht sogar hin bis zu Themen wie Fachkräftemangel und Mitarbeitermotivation. Auch davon berichtet Jens Leucke in diesem Podcast.