#19 - Projektportfoliomanagement – Wer braucht den sowas?

In der aktuellen Episode „Projektportfoliomanagement – Wer braucht den sowas?“ ist Roger Butz zu Gast. Er ist Senior Projektmanager bei Corivus mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in unterschiedlichen IT-Rollen. Seine Beratungsschwerpunkte umfassen die Bereiche Projekt- und Projektportfoliomanagement, die Transformation der IT sowie Enterprise Architecture Management. Was ist Projektportfoliomanagement? Projektportfoliomanagement ist eine Kunst, bei der es darum geht, die richtigen Projekte für ein Unternehmen auszuwählen und umzusetzen, während gleichzeitig alle Stakeholder im Unternehmen involviert und zufriedengestellt werden. Die Akzeptanz und das Verständnisses für die Auswahl der Projekte, um das optimale Projektportfolio für das Unternehmen zu schaffen, ist besonders bedeutsam. Projektportfoliomanagement ist nicht eine Liste aller IT Projekte die der IT Leiter besitzt, die er quasi ausbrütet und auf die niemand Zugriff hat. Es geht auch nicht um ein Multi Projektmanagement, also das gleichzeitige Steuern von mehreren Projekten. Projektmanagement konzentriert sich darauf, die ausgewählten Projekte richtig zu managen und effizient umzusetzen. Projektportfoliomanagement hat die Aufgabe, die richtigen Projekte auszuwählen, die zum Erfolg des Unternehmens beitragen (Effektivität). Projektportfoliomanagement ist essenziell für den Unternehmenserfolg. Es hilft, die vielen Anforderungen und Inputkanäle im Unternehmen zu koordinieren, Schatten-IT zu vermeiden und die richtigen Projekte zu priorisieren. Was ist denn das richtige Projekt? Es ist nicht einfach, die unterschiedlichen Projekttypen vergleichbar zu machen. Schon ein einfaches Modell hilft Unternehmen, die Vergleichbarkeit von Projekten herzustellen. Im Beispiel werden die Projekte in vier Himmelsrichtungen (Norden, Westen, Süden, Osten) kategorisiert und nach definierten Kriterien bewertet. Und dann gilt es, diese 4 Himmelsrichtungen so auszubalancieren, dass man eben ein optimales Set hat von Projekten. Wie vermeide ich zu starke Bürokratisierung? Für mittlere Unternehmen bewähren sich heuristische Verfahren, sog. „Daumenregeln“. Große Unternehmen kommen um spezialisierte Tools meist nicht herum. Wen muss ich beteiligen? Das Management sollte als Haupt-Stakeholder das Projekt unterstützen und als Galionsfigur fungieren. Auch Fachbereiche sollten aktiv in den Prozess eingebunden werden, um ihre Bedürfnisse und Projekte angemessen zu berücksichtigen. Projektportfoliomanagement gibt es nicht von der Stange, sondern muss zum Unternehmen passen. Die Größe und der Reifegrad des Unternehmens spielen hierbei die größte Rolle. Herausforderungen bei der Einführung: Etablieren Sie das Projektportfoliomanagement als integralen Prozess und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten das Verfahren verstehen und akzeptieren. Gehen Sie das Thema Change Management von Anfang an sauber an - noch bevor Sie Tools, Prozesse und Formulare einführen, sonst wird es nicht gelingen. So ist unsere Erfahrung (Wie Change Management gelingt können Sie in der Podcast-Episode hier nachhören). Auch Überbürokratisierung und mangelnde Disziplin können Probleme darstellen. Praktisches Beispiel zur Einführung eines dreistufiges Bewertungsmodells: 1.) Steckbrief durch Fachbereiche: Idee und Nutzen bewerten 2) Ergänzung durch IT und andere: Kosten bewerten 3) strategische Bedeutung bewerten. Ergebnis war ein Gesamtscore als Basis für eine Rangfolge. In einem Steuerungskreis kamen Fachbereiche und IT 14tägig zusammen. Neu Projekte wurden vorgestellt und Bewertungen „verteidigt“. Die Erfahrungen zeigen, dass diese echte Diskussion und die Einbindung der Fachbereiche in den Prozess Erfolgsfaktoren sind. Hier finden Sie unsere angesprochene Toolbox mit Vorlagen zum Projektportfolio